《欧盟机械法规》第12条界定了“授权代表”的作用。
与机械指令相比，在机械法规中，“授权代表“这个角色的变化明显。
在《机械指令》中，授权代表受托根据合同自由定义职责，但在《机械法规》中，他们的作用更加受限。根据第12条，他们虽然可以代表制造商保存机器文档和欧盟符合性声明或公司声明，以备国家当局需要的访问。但是，根据定义，他们不负责遵守基本的健康和安全要求，这一责任仍由实际制造商承担。
授权代表也不对文件的制作或准确性负责，它们的唯一职责是“提供”。当然，服务提供商根据制造商的授权执行的其他活动仍然是被允许的-只是不能作为授权代表。
分销商/进口商的义务
第13至17条规定了制造商以外的经济经营者的义务。因此，《机械规例》与《市场监察规例》2019/1020保持一致，请参考进口商或分销商部分。
在《机械法规》中规定了以前未在《机械指令》中提及的那些经济经营者的要求。
- 进口商
进口商只能将合规的产品投放市场，这是第13条规定的第一项义务。然而，对于进口商而言，还有进一步的义务，即除了通常的检查之外，还要确认是否存在符合性声明和CE标志。进口商必须确保已编制所有机器文档、附上用户信息、贴有CE标志并注明制造商的标识（包括数字化联系方式）。作为其义务的一部分，如果进口商认为进口的带有CE标志的产品不符合要求，他们必须通知有关当局并采取适当措施。除了制造商的身份信息之外，进口商还必须始终提供自己身份的详细信息。
今后，进口商也有义务对市场上已有的产品进行样品测试，检查产品是否符合要求，并在出现任何问题时向经销商通报结果（同样适用于产品召回的情况）。但是，这一义务是通过以下方式提出的：“在认为适当时……”，至于这一点如何在实践中发挥作用仍有待观察。
进口商还必须在产品投放市场后的十年内保留一份欧盟符合性声明副本，并且确保能够提供所有的技术文档。在这里，他们具有符合性声明中为欧盟境内根据机械指令设立的人员(或如机械法规中所述，授权代表)所指定的相同义务。为了履行这一义务，进口商是否提及授权代表就足够了，还有待观察。
- 分销商
经销商有义务检查是否存在CE标志、欧盟合规声明、使用说明以及正确的产品标识，包括制造商或进口商的名称和地址。当然，分销商也有义务向当局报告他们在市场上提供的任何不合规产品，并采取适当措施。分销商还必须提供所有必要的信息和文件，以证明机器的一致性，并且提供的语言版本应易于相关机构理解。
分销商义务对于已完成和部分完成的机械同样适用。和之前相同的是，当所有当事方(因此也包括分销商和进口商)在产品上贴上自己的标识时，或当他们对产品进行了实质性修改时，应将其视为制造商。
制造商的义务
允许制造商以数字化形式提供使用说明书的选择，有利于环境保护。这在实践中期待已久，现已纳入法规案文：
- 说明书必须以数字化，可打印的格式提供。
- 如有要求，必须继续提供实体说明书。立法者规定，应在购买机器后一个月内提供免费版本实体说明书。
- 对于“非专业用户”，必须以纸质格式提供安全信息。
法规中对机器和随附文件给出了强制性标记要求，必须说明如何查阅数字化信息。
此外，制造商还承担了一项新的义务：即必须在机器交付后至少十年内以数字化方式提供说明书。如果产品本身的销售阶段已经结束，就有可能无法跟踪相关信息。
另外，法规还允许制造商使用电子版的欧盟合格声明。部分完成的机械也可以随数字化的装配说明和组合声明一起交付。
